數位槓桿 × 拾壹月精品 需求確認文件　•　2026/05/31

拾壹月精品｜系統建置 需求確認與建議

需求確認依 5/25 需求會議與後續溝通整理

這份文件用最白話的方式，把我們聽到的需求、建議導入的系統，以及需要您協助確認的事項整理清楚。

Renee 您好，

非常感謝您與 Sasha 撥空參與需求會議。我們把這次討論的內容整理成這份文件，方便您一次看懂「我們理解的需求」「建議的做法」以及「接下來需要您幫忙確認的事項」。

內容若有任何與貴公司期待不一致的地方，都歡迎隨時提出，我們會一起調整到最合適的版本。

一、我們理解的現況與需求

先把會議中聽到的痛點分成三類，確認我們的理解正確。

👤 人與內部流程

  • 員工失誤不易即時發現：例如門市忙起來忘了在系統點「結帳」，要等對帳時才回頭追。
  • SOP 散落在 Excel：出貨、包裝步驟很細，新人或忙碌時容易漏。
  • 檢核集中在一人：目前主要靠 Sasha 一人盯著對帳，負擔較重。

📦 訂單與物流

  • 多平台訊息分散：LINE、FB、IG、蝦皮、官網五個來源，容易漏訊息、漏單。
  • 物流到貨無追蹤：包包出門市後是否送達，目前較被動。
  • 缺少客戶識別：同一位客人在不同平台詢問，不易辨識是同一人。

📊 數據與業績

  • 業績靠人工輸入：每日銷貨明細人工輸入再核對，較耗時。
  • 系統分散：Excel、Shopline 後台、紙本等資料尚未整合。
  • 面臨擴張：台中工作室即將開幕、人員增加，現行做法不易支撐。

二、建議導入的兩套 Notion 系統

針對上述痛點，我們在會議中展示了兩套系統，分別負責不同面向。

🗺 系統與痛點對應（一覽圖）

graph LR A[拾壹月精品 需求] --> B[人 / 流程] A --> C[訂單 / 物流] A --> D[數據 / 業績] B --> E[① 專案管理系統] C --> E C --> F[② 業務銷售儀表板] D --> F E --> E1[員工工作台 任務追蹤] E --> E2[檢核流程 完成勾選] E --> E3[訂單進度看板] F --> F1[每日/月業績 分門市] F --> F2[品牌銷售狀態] F --> F3[已收/待收/退款] style E fill:#fff1e3,stroke:#c47b41,color:#3a322a style F fill:#fff1e3,stroke:#c47b41,color:#3a322a

① 專案管理系統負責「人 / 流程 / 訂單追蹤」；② 業務銷售儀表板負責「數據 / 業績」。

📋 需求 ↔ 系統 對應表

您的需求由哪套系統處理怎麼解決
員工失誤不易發現① 專案管理系統每筆任務員工「送出」→ 檢核者勾「完成」，流程留痕跡
SOP 散在 Excel① 專案管理系統SOP 拆成標準步驟，員工照表打勾
多平台訊息漏單① 專案管理系統用「訂單來源」欄位＋看板分類，避免遺漏
物流到貨無追蹤① 專案管理系統看板「進行中 → 已出貨 → 已收貨」，狀態一目了然
業績靠手動輸入② 業務銷售儀表板輸入後自動產生報表，免重複輸入
業績要分門市/品牌看② 業務銷售儀表板看板按門市切、圖表按品牌分
帳款已收/待收混亂② 業務銷售儀表板狀態欄位＋自動篩選

三、關於 Shopline 與文中 ERP 的整合建議

貴公司即將導入文中 ERP，這會影響系統之間的分工，我們在此提出建議，避免功能重複與重複投資。

🎯 一句話建議

讓「文中 ERP」管交易數字、「Notion」管團隊協作，兩者分工不重疊。
文中 ERP 串接 Shopline 後，訂單、營業額、庫存、帳款、發票等交易數據它會處理得很完整；Notion 則專注在 ERP 做不到的「人與流程」（員工任務、SOP、檢核、物流追蹤、收購管理）。

🧠 為什麼這樣分工？

用白話說：ERP 是專門記「錢和貨」的軟體，算營業額、追庫存、出發票、做財務帳是它的強項，也更精準。當 Shopline 把訂單自動丟進 ERP 後，下面這些交易數據 ERP 都涵蓋了：

  • 訂單記錄、每日／每月營業額
  • 商品／品牌／門市銷售績效
  • 庫存、已收／待收／退款、電子發票

這些剛好與「業務銷售儀表板」高度重疊。因此我們建議：業績數字以 ERP 為主，Notion 端的業務儀表板可視需要縮減，或改成「把 ERP 報表匯入 Notion 呈現」的輕量版，避免做兩套相同的事、花兩次錢。

📊 ERP 與 Notion 分工對照表

項目文中 ERP + ShoplineNotion建議由誰負責
訂單紀錄✅ 強項不需重做ERP
每日/每月營業額✅ 強項不需重做ERP
商品/品牌銷售績效✅ 強項△ 可視覺呈現ERP（Notion 輔助）
門市績效 / 庫存✅ 強項不需重做ERP
帳款、電子發票✅不需重做ERP
員工任務 / 工作台不涵蓋✅ 強項Notion
SOP 知識庫不涵蓋✅ 強項Notion
檢核流程（勾完成）不涵蓋✅ 強項Notion
跨平台訊息追蹤不涵蓋✅Notion
物流到貨追蹤△ 視模組✅Notion 補強
二手包收購管理△ 一般 ERP 較弱✅Notion
關於物流追蹤：我們可以先在 Notion 建立追蹤欄位，但目前仍需由人員手動更新物流狀態（無法自動帶入），這點先讓您了解。

🔌 關於「Shopline 直接串 Notion」

Shopline 與 Notion 之間沒有原生的直接串接。若要做到自動同步，Shopline 需升級到最高階方案以開放 Open API，再透過中間工具轉接，費用較高、且需長期維護。

由於 ERP 進來後已涵蓋大部分交易數據，我們不建議為了串 Notion 而升級 Shopline 方案。實際費用與方案內容，建議透過下方〈第五節〉的問句向 Shopline 確認。

四、需要您協助確認的事項

以下資訊會直接影響系統規劃與報價，再麻煩您協助確認。

A. Shopline 端
  • 目前使用的方案為何？年費多少？
  • 是否有使用 Shopline POS（門市收銀）？嘉義門市目前如何結帳？
  • 線上與門市的銷售資料，是否都會進到 Shopline 後台？
  • 方案是否包含 Open API 功能？
B. 文中 ERP 端
  • 目前使用文中哪一版 ERP？
  • 是否已包含「電商串接模組」（與 Shopline 串接的功能）？
  • ERP 與 Shopline 的串接費用，將由貴公司直接向文中採購，再請您與文中確認金額。
  • 是否方便讓我們檢視 ERP 的報表結構，以利規劃 Notion 端的搭配？
C. Notion 範圍
  • 是否同意分工原則：ERP 負責交易數字、Notion 負責人與任務？
  • 業務銷售儀表板是否需要保留？若保留，您最希望在 Notion 看到哪些數據指標？
  • 權限分層：哪些業績／帳款數字不希望門市員工看到？

五、給 Shopline 客服的詢問清單

這份問句已幫您整理好，可直接複製貼上，發給 Shopline 客服或業務窗口，一次問清楚所有費用與技術細節。

您好， 我們公司目前正在規劃將 Shopline 與第三方系統整合（包含文中 ERP 系統與 Notion 系統），煩請協助確認以下事項，並提供書面報價說明： 【方案與費用】 1. 我們目前使用的方案名稱、年費／月費為何？ 2. 我們的方案是否包含 Open API 功能？若沒有，需要升級到哪一個方案？ 3. 「全通路領航員」方案的詳細費用？（含開站費、年費、月維護費、抽成比例） 4. 升級方案需要多久作業時間？需要哪些手續？ 【Open API 相關】 5. 開通 Open API 後，是否還有額外的「API 維護費」或「呼叫次數限制」？ 6. 若要將「訂單／商品／庫存／會員資料」自動同步到第三方系統，Open API 是否可以做到？有沒有資料量限制？ 7. 是否提供官方串接的技術文件或對接窗口？ 【文中 ERP 串接】 8. 我們的方案是否已包含「文中 ERP 資料串接」這個擴充功能？需要另外申請啟用嗎？費用為何？ 9. 「文中 ERP 串接」與「Open API」是兩個不同的東西嗎？是否兩個都需要購買？ 10. 若只購買「文中 ERP 串接」，Shopline 訂單可以同步到 ERP，但無法透過 Open API 接到其他系統（如 Notion），這樣理解是否正確？ 【POS 確認】 11. 我們目前是否有使用 Shopline POS？若沒有，門市銷售要如何匯入 Shopline 後台？ 煩請以書面回覆並提供報價單，謝謝。

把這段直接貼給 Shopline 客服／業務窗口即可。

六、需請您提供的資料

確認需求後，這些資料能幫助我們把系統規劃得更貼合貴公司實際運作。若資料較敏感，可先去識別化或提供 10–20 筆範例即可。

  • 流程文件：進貨／出貨／退貨／收購的完整流程順序，以及現有的員工工作 SOP。
  • 業務數據樣本：每日銷貨／收購明細的欄位、品牌分類清單與目前的分類方式。
  • 物流資訊：合作的物流商有哪幾家。
  • 客訊平台：目前使用的客服／訊息平台清單（LINE、FB、IG、蝦皮、官網等）。
  • 品牌形象：Logo 圖檔、品牌標準色，讓系統視覺與品牌一致。

七、下一步

  1. 您確認本文件的需求理解與分工建議是否一致。
  2. 依〈第四節〉與〈第五節〉，向 Shopline、文中 ERP 確認方案與費用。
  3. 提供〈第六節〉的系統建置所需資料。
  4. 我們依確認後的範圍，提供功能模組規劃、報價單與合約。
這段期間若您有任何想法或補充，都歡迎隨時透過 LINE 與我們聯繫。再次感謝您的信任，期待與拾壹月精品的合作！